永中文档加密怎么设置，我踩了一个坑才学会
踩坑前，我一直以为加密很简单
事情是这样的。去年底我帮公司整理一批合同文件，领导说要给每个部门设不同的查看权限。我当时想，这不就是加个密码吗？之前用Office自带的加密功能，设个打开密码就完事了。结果一个同事点开文档，密码输对了，内容却全成了乱码。我一查才发现，问题出在永中文档的加密设置上——这东西和Office的加密根本不是一回事。后来我专门花了两个晚上研究永中文档下载站上的说明文档，又翻了好几个论坛帖子，总算把加密搞明白了。今天就聊聊我踩过的那个坑，以及怎么正确设置加密。
永中文档的加密有两层意思。一层是文档本身的加密，就像给文件夹上锁；另一层是用户权限加密，比如谁可以看、谁可以改、谁只能打印。我一开始只设了打开密码，没管后面的权限，结果同事虽然能打开，但里面的内容因为格式兼容问题全乱了。后来才知道，永中文档的加密重点在权限控制，不是简单的密码挡门。
从永中文档下载安装开始说起
要设置加密，你得先把永中文档装好。我当时是从官网的永中文档下载站点的，点本页下载按钮，直接下了个安装包。安装过程没什么特别的，一路下一步就行，但有个细节需要注意——安装路径别带中文。我第一次装的时候没注意，选了D盘的“文档工具”文件夹，结果后面打开加密功能的时候报了个路径错误。后来重装了一遍，改成全英文路径，就好了。
装完后第一次打开软件，它会让你注册一个账号。这个账号挺重要的，因为后面加密的权限分配就是靠它来识别的。我当时随手输了个邮箱，密码也设得简单，结果后面要加新用户时发现那个账号被废了——因为我当时没确认激活邮件。所以建议注册时认真填，及时激活，否则后面加人加权限会卡住。对了，永中文档的免费版就能用基础加密功能，不用急着买付费版。我一开始不知道，还傻乎乎地去搜破解版，浪费了半小时，后来才发现免费版完全够用。
加密前，先搞清楚你要锁什么
设置加密之前，你先想清楚：你是要锁住整个文档不让别人打开，还是只限制某些操作？这个选择直接决定后面用哪个功能。永中文档的加密分两类：一类是“文档加密”，就是加个打开密码，类似WinRAR那种；另一类是“权限加密”，可以精细到谁可以看、谁可以编辑、谁可以复制粘贴。
我踩坑那次就是混了这两类。我设了文档加密，以为万事大吉，结果同事用手机版的永中文档打开时，因为手机版不支持那个加密格式，直接显示乱码。后来我在论坛看到有人说，永中文档的文档加密其实是基于它自家的文件格式（.yzw文档），其他软件打不开是正常的。所以如果你的文档要跨平台用，比如Windows和Mac之间传，最好别用文档加密，改用权限加密。权限加密是绑定用户账号的，只要登录了永中文档，无论在哪个设备上打开，权限都有效。
当然，如果你只是不想让外人打开，比如发邮件给客户时防止中间人窃取，那就设个简单的打开密码就行。但要注意密码不要用中文，永中文档的密码只支持英文和数字，我试过加中文，结果保存后乱码了。
正确设置权限加密的详细步骤
第一次设权限加密时我折腾了一个小时。后来发现流程其实挺清晰的，只是当初没看明白。你打开永中文档，先新建或者打开一个已有文档。然后点顶部菜单的“文件”->“文档保护”->“权限设置”。这时候会弹出一个窗口，让你添加用户。这里注意：用户必须是已经注册了永中文档账号的人。我当时想加一个同事，结果他还没注册，我只能让他先注册再过来。
添加用户后，你可以给每个人单独设权限。默认有四种：完全控制、只读、只打印、无访问。我一般给领导设完全控制，其他同事设只读。有一次我需要让一个实习生帮忙校对，但不想让他改内容，就给了只读权限，结果他反馈说改不了错别字，我就改成“可编辑但不可复制”，这个权限在高级设置里能找到。高级设置里还有个“禁止打印”的选项，很适合机密文件。全部设完后，点“应用”，然后保存文档。注意保存后文件格式会自动变成.yzw，以后别人打开时，会弹出登录界面让你验证账号。
我遇到过一个问题：保存后自己打不开了。后来发现是因为我忘了把自己加进用户列表。所以第一步一定是先添加自己，给完全控制权限，然后再加别人。另外，如果文档里嵌入了图片或表格，权限加密不受影响，但如果你用了特殊的字体，对方那边没装的话可能显示不对。最好提前把字体嵌进去，永中文档在“文件”->“选项”里有“嵌入字体”功能。
加密后，别人怎么解开看
设好加密后，对方收到文档的第一反应往往是：“这文件怎么打不开？”他需要做几件事。第一，先登录自己的永中文档账号。如果没有，就得从永中文档下载站点的页面注册一个，点本页下载按钮装好客户端，然后注册。第二，打开文件时，会弹出授权验证框。这时候他输入自己的账号密码，系统会自动匹配你在权限列表里设置的角色。匹配上了就能看，匹配不上就报错。
我遇到过最尴尬的情况是，客户收到文件后说看不到内容，但明明给他开了权限。后来一问，原来他用的邮箱和我给他设的邮箱不一样——他注册时用了公司邮箱，我设权限时记成了他的个人邮箱。所以设权限时一定要核对对方的账号邮箱。另外，如果对方是临时看一次，你可以设置权限时勾选“有效期”，比如只给24小时。我在帮一个外包团队做项目时用过这个功能，特别方便，过期后文档自动锁死，不用手动去撤销。
还有个小技巧：如果你的文档要发给很多人，但又不想一个一个加，可以创建用户组。在永中文档的“用户管理”里建一个组，比如“项目组”，然后把所有人拉进去，设置权限时直接选这个组就行。省掉一个个添加的时间。我后来做跨部门协作时，就常用这个功能，一次操作管几十个人。
常见错误和意外情况怎么处理
加密操作本身不算难，但容易出一些小问题。第一个常见的错误是加密后文档变大。我试过加密一个3MB的Word文档，结果变成12MB。这是因为永中文档加密时会自动备份一份原文件在里面，防止丢失。如果你不需要备份，可以在“文件”->“选项”->“高级”里关掉“保存时保留备份”，能省不少空间。
第二个坑是加密后文档无法被搜索引擎检索。我有个朋友是搞知识管理的，他习惯用everything工具搜索文件名，但加密后的.yzw文件在系统里是乱码名，搜不到。这个问题目前没完美解决办法，只能手动给文件起个外号，或者用别的搜索软件。不过如果只是内部用，影响不大。
第三个是权限丢失。有次我重装系统后，重新装永中文档，发现之前加密的文件打不开了。原因是永中文档的权限信息是存在客户端的本地数据库里的，重装后数据库没了。所以建议重要文档的权限列表要导出备份。在“权限设置”窗口左下角有个“导出权限方案”的按钮，点一下保存成一个权限文件，以后重装后再导入就行。我踩了那次坑后，现在每月导出一次，放在云盘里。
还有个小问题：有时候对方明明有权限，但打开时提示“没有访问权限”。这可能是网络问题，永中文档的权限验证需要联网。我劝对方换一个网络环境，或者用手机热点试试，基本能解决。如果网络没问题，那可能是账号没激活，检查一下注册邮箱的激活链接。
我的最终建议和一个小白技巧
总结一下，永中文档的加密设置其实不复杂，但关键是搞清楚你要用哪种方式。如果只是临时加密防外人，用文档加密加个密码就行；如果是要精细控制权限，一定用权限加密。而权限加密的核心就是先加自己、再认证对方账号、最后导出权限备份。这三个步骤哪步出问题，后面就会踩坑。
我最后悔的是当初没在一开始就读懂永中文档下载站上面的帮助文档。那些文档其实写得很清楚，只是我嫌麻烦没细看。现在遇到问题，我会先打开永中文档的“帮助”菜单，里面有个“加密与权限”章节，图文并茂的，比论坛的二手经验靠谱多了。另外，如果你是新手，建议先拿一个测试文档练手，别一上来就加密工作文件。我就试过拿合同文档练习，结果加密后自己打不开，差点误事。
最后说一个小白专用技巧。如果你实在怕设错，可以先用“只读”权限试水。设完后发给自己的另一个账号试试，能正常打开和关闭，再逐步开放更多权限。这样既安全又能快速上手。反正我自从用了这套流程，再也没出过乱码或者权限丢失的问题。希望你别重蹈我的覆辙。