永中文档的加密在哪里设置，保护文件其实就几步
永中文档的加密在哪里设置，保护文件其实就几步
说实话，我第一次用永中文档时也懵了，想给文件加个密码死活找不到入口。菜单翻了个遍，差点怀疑这软件压根没这个功能。后来才发现，加密设置其实藏在两个地方，看你想要的是哪种保护。一种是你打开文档时输密码才能看，另一种是只能看不能改或者不能打印。说白了，一个是“进门锁”，一个是“房间里加锁”，看你的需求。我平时写合同或者项目方案，经常需要同事审阅但不想被人乱改，所以两种都用过。
打开文件就设密码，防止别人偷看
如果你是想让文件一打开就要求输密码，那最简单了。在永中文档里，你点左上角的“文件”菜单，然后找“文档加密”或者“保护文档”这个选项。有些版本可能叫“安全设置”，反正你找带“锁”图标的就行。点进去后，第一个选项就是“设置打开密码”。这里要注意，密码别设得太复杂，但也不能太简单像123456。我吃过亏，设了个长密码结果自己忘了，最后只能找备份。建议用你记熟的短语加数字，比如“我生日0921”，但别真用生日。输入两次确认后保存，下次任何人打开这个文件都要输密码。这个加密是永中文档自己的格式，就算别人把文件复制走，没密码也打不开。
限制编辑和打印，给文件加第二道锁
有时候你是想让别人看内容，但不能乱改或者打印。这种情况就要用“限制编辑”功能。还是在“文件”菜单下的“保护文档”里，有个“限制编辑”子选项。点开后，你可以勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，然后下拉选“不允许任何更改（只读）”。这样别人打开文档，鼠标点上去可以选中文字，但删不掉也改不了。如果你想更狠一点，还可以勾选“限制打印”，这样对方连纸质版都打不出来。我处理过一份客户报价单，设了这种限制后，客户打电话说没法复制内容，我说“对，避免信息泄露”，对方也没辙。要注意的是，这种限制对真正懂技术的人可能防不住，但防小白足够了。
加密时顺手设个“只读建议”，别让同事尴尬
我记得有一次，同事发来一份报告让我看，我习惯性改了两个字保存，结果人家说“你改我文档了”。虽然是小事，但挺尴尬。后来我就常用“只读建议”这个功能。它在加密设置里不起眼的位置，叫“建议以只读方式打开”。你勾上这个后，别人打开文档时会先弹个提示框问你“是否以只读方式打开？”大部分人会点“是”，这样他们看完后改不了原文件。如果不点，那就是正常编辑模式。这个设计挺好，既保护了文件，又不强求对方。比如你发一份流程文档给团队，设了这个选项，新人误操作的风险就小很多。我一般对共享模板文件都用这个，省得每次群里喊“别动原文件”。
多个加密一起上，用组合拳防意外
我见过最离谱的事是，一个人给文件设了打开密码，但忘了设编辑权限。结果密码被同事套出来，内容被改得面目全非。所以我现在习惯把两种加密一起用：先设打开密码，再限制编辑和打印。具体操作就是，在“保护文档”窗口里，先点“打开密码”那一项，输完密码并确认，然后不要急着点确定，往下拉，找到“编辑权限”部分，勾选“限制编辑”，再设个“编辑密码”（这个密码可以和打开密码不一样，但别搞混）。最后点确定保存。这样层层保护下，别人就算有打开密码，想改内容还得输编辑密码，打印也要输密码。我处理过一份公司内部考核表，就用了这套组合，效果很好，到现在没人敢乱动。
批量加密同类文件，省时间的小技巧
如果你要加密的不是一个文件，而是一整个文件夹里的文档，比如季度报告或项目计划，那一个个点进去设密码真能累死人。我有个土办法，但好用：把所有文件先放在同一个目录下，然后用永中文档的“批量处理”功能。在启动界面上点“工具”菜单，找“批量加密文档”。当然，这个功能不是所有版本都有，如果你的版本没有，可以试试另个思路：用“另存为”功能，把文件格式保存为永中文档的加密格式，比如.dps或者.et之类的，然后在保存选项里勾选“设置密码”。不过这个办法比较笨，只能一个个保存。实际上，我后来发现有个更快的：你先把第一个文件加密好，再复制这个加密后的文件，改个名字，内容替换掉。因为复制出来的文件继承了加密设置，你只需要替换内容，密码权限都不会变。这个方法我用了好几年，没出过问题。
忘密码怎么办，提前留个安全备份
说到最后，得提醒你一个最坑的事：忘密码。我身边至少有两个人因为忘密码，重要文档打不开，最后只能重写。甚至有个同事把公司报价单密码忘了，客户等着看，结果他急得满头汗，还好他之前用微信发过一份未加密的版本。我的建议是，永远不要把密码只记在脑子里。手机上用笔记软件存一下，或者写在一个专门的本子上。我还做过更稳妥的事：在加密前，先复制一份未加密的版本，放到移动硬盘里，锁在柜子里。虽然听起来麻烦，但真到用的时候就知道值了。还有，如果你用的是永中文档的新版本，有些版本支持“密码提示”功能，你设密码时可以写个提示问题，比如“我的生日加后缀”，别人看不懂但你能想起来。这个功能在加密窗口里有个小问号图标，点一下就能设。
不同版本的加密入口差异，别瞎找
最后说个折腾的事：永中文档不同版本，加密入口位置可能差很远。我最早用的是老版本，加密选项在“格式”菜单下的“安全”里。后来更新了新版本，跑到“文件”菜单下的“信息”那里。还有些精简版，干脆没有加密功能，你得装完整版才有。所以如果你按我上面说的找不到，先看看软件版本号（点菜单里的“关于”能看到）。如果是特别老的版本（比如10年前的），建议直接换新版，因为旧版的加密算法弱，网上有人能破解。我之前用过一个古董版，设了密码的文件被同事用在线工具三分钟解开了，吓我一跳。现在新版用的加密算法是AES-256，据说挺安全，但我也没验证过。反正，如果找不到加密入口，就在软件里搜“加密”或者“保护”，大部分版本都有搜索框。实在不行，去官网看看帮助文档，别自己瞎点一通把文件搞坏了。