永中文档加密设置怎么搞？从打开到保存的完整方法我都试过了
下载与安装步骤
我第一次弄永中文档加密,就是因为同事发了个加密文档过来,我自己打开都费半天劲。这软件其实在官网就能下,页面底部有个本页下载按钮,点一下就能拿安装包。下载后双击安装,一路默认设置就行,基本没什么坑。有个细节——安装中途它可能会弹个是否关联文件类型的选项,我建议全勾上,这样以后双击doc、docx、wps这些文件都能自动用永中文档打开,省事。装完第一次启动会有点慢,那是它在初始化环境,别急,等个十几秒就稳定了。
有个注意点:别去第三方下载站找绿色版或者破解版。我之前图快,下过一个所谓免安装版,结果每次打开都弹广告,还莫名其妙往我C盘塞了一堆东西。后来老老实实重装官方版才消停。官方包大小大概在七八十兆,更新频率不算高,装一次能管大半年。如果你系统是Win7,记得提前装好.NET Framework 4.6以上,不然安装过程可能提示缺组件。
创建文档与基础设置
装好后点左上角新建,会默认开一个空白文档。这时候别急着打字,先琢磨加密的事。永中文档的加密入口藏得有点深,第一次找我是翻了好久菜单。你得先做好内容,再加密,不然空文件加密没意义。我一般先写正文,攒到差不多一页纸,再去搞保护设置。
文档写好后,点文件菜单,往下翻会看到文档加密这一项。点进去有个简洁的几个选项:设置密码、密码确认、还有提示信息。提示信息这个我建议别省略,你设个“问我拿密码”或者“联系张三”,对方打开文档能一眼看到提示,免得以为文件坏了。密码我习惯用大写字母加数字的组合,比如“PASSWORD123”,好记又不会太弱。纯数字太容易被破解,长句子又容易输错。设好之后,点确定,关闭文档再打开,就能看到弹框让输密码了。
加密与权限设置
这里其实分两层:一是文档打开密码,二是编辑权限。打开密码刚才讲了,但如果你只设了打开密码,别人还是能复制粘贴、打印、另存为。要真限制这些,得进权限设置。点文件-保护文档-限制编辑,会出来一个右侧面板。里面可以勾选“禁止修改”或者“只允许阅读”,还可以单独禁掉复制。我试过把同事的文档设成只读,他打开后就不能改任何字,只能看,复制个表格都不行。
权限设置里还有个神奇的地方:你可以设个“修改密码”,比如打开密码是“A”,修改密码是“B”。这样你给客户发文档时,只告诉对方打开密码A,对方就能阅读,但改不了内容。如果对方真想改,还得管你要修改密码B。这个技巧我用来发合同初稿特别管用,对方提意见时只能用批注,正文动不了。注意:设完权限后,记得保存一下文档,Ctrl+S按两遍确认。我吃过亏,设了加密没保存就直接关闭,结果加密没生效,白忙活一场。
文档加密后的操作技巧
加密后文档图标上会多个小锁标记,一眼能认出来。但打开它时,永中文档可能会卡一下,弹个密码框。输密码时注意区分大小写,我夜班时经常输错,还以为是软件坏了。输错五次它会锁定一段时间,大概一分钟,别一直狂试,越试越锁。
还有个实用技巧:加密文档别急着关,先另存为一份备用。比如存个未加密版本到自己U盘,万一密码忘了还能从备份里捞内容。我就有一次,给甲方发加密版时,自己把密码记在纸条上,结果纸条丢了。幸好U盘里还有一份未加密的原始版,才没耽误事。另外,永中文档的加密文件其实可以用WPS或Office打开时弹密码框吗?我试过,WPS不支持,直接打不开;Office会提示无法识别的格式。所以加密后最好提醒对方用永中文档打开,否则会误以为文件损坏。
常见问题与解决办法
最常碰到的坑就是密码忘了。这时候别慌,永中文档官方没有找回密码的功能,但有个应急办法——如果你安装时勾选了“创建备份文件”,它在同目录下会生成一个以“~$”开头的临时文件。这个文件有时没加密,双击打开能拿到原文。但注意,这招不是每次都灵,而且临时文件会被系统自动清理。所以最靠谱的还是自己记密码,比如用密码管理软件或者写个小本子。
另一个问题:加密后文档不能打印。我刚开始不知道,给老板发了加密文档,他打印时直接弹“此文档不允许打印”。后来发现是权限设置里默认勾选了“禁止打印”,改起来很简单:点保护文档-限制编辑,看到“打印”选项,去掉勾选就行。还有一次,我同事加密后文档直接打不开了,报错“文件损坏”。排查了半天,发现是他保存时点了加密但没完全应用,关了又开导致文件头损坏。解决办法:以后每次加密后,都强制刷新一下页面(点视图-重新加载),确保加密实际生效。
加密文档的分享与协作
加密后的文档怎么发给别人?我试过微信、邮件、甚至U盘。微信发出去后,对方用手机版永中文档也能打开,前提是手机上也装了永中文档。这点很关键——加密不是永中文档独有格式,它本质是对doc文件加了一层密码保护,所以对方电脑上即使没装永中文档,只要装了Office,理论上也能用第三方工具暴力破解,但极不推荐这么做。正经做法是:发文件前先确认对方有永中文档,然后单独通过电话或办公软件把密码告诉他,别把密码写邮件正文里,容易被偷瞄。
多人协作时,我习惯给不同人不同权限。比如给组员修改密码,给老板只读密码。得建个密码表,比如“Password123”给小王,“ReadOnly456”给老板。但小心别搞混,我有次发错了,老板只能读不能改,气得打电话骂我。后来学乖了,把密码按角色分好,用标签贴纸上贴显示器旁边,方便查找。
批量处理与高级功能
如果你要加密一堆文档,一个个手动设密码会疯掉。永中文档有个批量处理功能,藏得有点深:点工具-文档管理-批量加密。进去后,把要加密的文件拖进来,然后统一设一个密码,点开始就能一键搞定。我上次整理项目收尾文件,二十多个合同一次性搞定,省了至少半小时。但注意,批量加密只能设同一个密码,如果每个文档需要不同密码,还得单独弄。
另外补充一个冷门技巧:加密后的文档如果拷到别的电脑上,字体可能会变形。因为某些特殊字体没装。所以发重要文档前,最好在永中文档里点“文件-选项-保存”,勾选“将字体嵌入文档”。这样文档会变大一圈,但对方打开时字体原封不动。嵌入后加密效果不受影响,放心用。最后,如果你加密只是为了防止误改,其实可以用“标记为最终状态”,不设密码,别人打开会提醒这是最终版,但改起来没限制。这个功能在文件菜单里,点一下就行,适合懒得记密码的场景。