给文档加个小锁，永中文档加密设置其实一分钟就搞定
下载与安装步骤
先说下载这回事。永中文档下载这个站,界面不算花哨,但胜在干净,没有那种满屏飘的假下载按钮。你直接点本页下载按钮就行,它会弹一个普通的文件保存窗口,选个你记得住的位置,比如桌面或者D盘根目录。下载完是个压缩包,右键解压,里面就一个exe文件,双击就能跑起来。我头一回用的时候还担心会不会捆绑什么乱七八糟的东西,结果装完看了看,进程列表干净得很,这点可以放心。
安装过程没啥好说的,一路下一步就好。唯一要注意的是,如果你电脑上装了360或者某管家之类的安全软件,第一次运行可能会弹个提示,说是未知程序要不要允许。这个正常,你选允许运行就行,别慌。我朋友第一次装的时候直接点了阻止,结果软件打不开,还跑来问我是不是下载的文件有问题,其实就是被安全软件拦了。你要是也遇到这种情况,去安全软件的隔离区把文件恢复一下,再添加信任就行。
装完之后打开,界面很简洁,就一个文档列表,左边是文件夹树,右边是预览区。菜单栏就那么几个选项,文件、编辑、设置、帮助,没有那种一堆看不懂的功能堆在那里。对只是想给文档加密的人来说,这个学习成本几乎为零。
找到加密功能的入口
打开软件之后,你可能会习惯性地找“加密”或者“保护”这种字眼。说实话我第一次找的时候也没头绪,鼠标在界面上划了半天,最后才发现入口藏在“文件”菜单下面。点开“文件”,倒数第二项写着“文档加密”,旁边还带个小锁的图标,不显眼,但确实在。点进去之后,弹窗会问你两个问题:加密方式,以及密码设置。
这里有个细节我觉得做得挺好,它支持两种加密:一种是只读加密,就是说别人能打开看,但改不了、复制不了、打印不了;另一种是完全加密,没有密码连打开都做不到。两种模式的切换就一个单选按钮的事,你按需勾选就行。我个人建议,如果你只是不想让同事乱改你的草稿,选只读就够了,省得每次自己打开也要输密码,烦得很。
界面下方还有个小勾选框,写着“保存时自动加密”。这个功能我特别喜欢,勾上之后,凡是这个文档,每次保存都会自动带上加密设置,不用你反复操作。不过要提醒一句,这个自动加密是针对你当前打开的文档,不是全局对所有文件生效。你要是想对所有新文档都套用这个规则,得去“设置”里找“默认加密选项”,那又是另一个入口了,后面细说。
设置密码的具体操作
选好加密方式,接下来就是输密码。这里有个我踩过的坑,必须说一下:它的密码框不会显示你输入的内容,默认都是小圆点,而且没有“显示密码”这个小眼睛按钮。你要是输错了,自己根本不知道,只能靠下面的“确认密码”框来校验。我头一回设置的时候,密码里带了个大写字母和数字,输完两遍提示一致,结果过了几天自己打开时怎么都提示错误,最后试了好几遍才想起来,大概率是当时大小写没切换对。
所以给你个实用建议:设置密码的时候,要么在记事本里先打一遍,复制粘贴进去,要么输完就仔细核对一遍。密码长度要求是至少6位,最长没试过,但建议别超过20位,太长了自己记不住。它支持字母、数字、符号混搭,中文也能设,但我劝你别用中文,因为有些设备或者别的软件打开加密文档时,对中文密码支持不好,容易乱码,到时候你自己都解不开。
密码旁边还有个“密码提示”输入框,可填可不填。我建议填一个只有你自己能看懂的提示,比如“那个日期”或者“女儿生日”,别直接写密码本身,那就等于没加密了。填完点确定,它会弹一个提示,说“加密成功,下次打开需验证密码”,然后文档标题栏后面会多一把小锁的图标,绿色的,看着还挺安心。
加密后的效果验证
加密完,别急着关,先自己验证一遍。最简单的办法,把文档保存关闭,再从文件列表里双击打开,看看是不是弹密码输入框。我每次加密完都这么干,虽然多花十秒钟,但能确认设置真的生效了,免得后面尴尬。
验证的时候你会注意到,弹窗上还有个“只读打开”的小按钮,在密码输错三次之后会出现,意思是你可以不输密码,以只读模式进去浏览。这个设计很贴心,有时候你只是临时想看一眼里面的内容,不想费劲找密码,点这个就行。但记住,只读模式下所有编辑功能都是灰的,改不了内容,复制粘贴也被禁用,想导出成别的格式也不行,等于给文档套了个玻璃罩。
我还试过一种情况:用手机上的办公软件打开加密文档。这里要提醒你,永中文档的加密格式是它自家的,不是通用的PDF密码那种。你用别的软件打开,大概率会乱码或者直接提示文件损坏。所以你要是经常需要在手机上查看,得提前用它的导出功能,转成PDF再设置PDF密码,那是另一套流程了。简单说,自家的锁只能自家的钥匙开,跨软件就别想了。
忘记密码后的恢复办法
说到忘记密码,这事我干过不止一次,每次都想抽自己。它那个找回密码的功能,其实就两条路:一是你自己设过的密码提示,这个能显示出来,帮你想起来;另一个就是密保问题,但设置的时候它没强制要求填,所以很多人根本没设。如果你两个都没弄,那基本就没救了。官方也不提供什么万能密码或后门,我打电话问过客服,态度很好,但结论就是“无法恢复”。
所以密码这事,你得有点应急预案。我的做法是,重要文档的密码统一放在一个本地加密笔记里,密码是这个笔记的密码,形成一个套娃结构,但至少不会全忘。还有一种土办法,定期把密码粘贴到“记事本”里存一份,文件名起得模模糊糊的,比如“购物清单”,放在一个不起眼的文件夹里。虽然听起来不专业,但真到急用的时候,能救你一把。
还有个冷知识,它其实有个“临时解锁”功能,藏在设置菜单里,叫“本次会话免密”。勾上之后,这个文档在当前软件运行期间,打开不用输密码,但软件一关,下次还得输。适合那种你要连续加工一上午,不想每次打开都输密码的场景。缺点是你离开电脑的时候,别人只要打开你的电脑就能直接看,所以用完记得关软件。
批量加密与右键菜单的小技巧
单文档加密学会了,你要是有一堆文件都要处理,一个个点“文件-加密”就太慢。这时候可以用它的批量功能,在文件列表里按住Ctrl或Shift多选,然后右键,菜单里会多出“批量加密”这一项。点了之后,它会让你统一设置一个密码,所有选中的文档都用这个密码。这里有个大坑,就是如果某几个文件已经有不同的密码,批量加密会覆盖掉旧的,而且不提示你。我朋友就吃过这个亏,把十几个文档全设成同一个密码,结果其中一个原本是给客户看的特殊密码,覆盖之后客户用旧密码打不开,来问他要新密码,场面一度很尴尬。所以批量操作前,先看看每个文件的加密状态,列头那里有个小锁图标带颜色的,绿色是只读,黄色是完全加密,灰色是没加密,一眼能看出来。
另外,它安装完之后,其实会在系统右键菜单里加一个“永中文档加密”的快捷选项。你在Windows资源管理器里直接右键某个文档文件,就能看到这个选项,点它就能快速加密,不用先打开软件。这个功能默认是开的,但有时候杀软会把它从注册表里清掉,导致右键看不到。如果你也遇到右键没反应,去设置里找“集成到系统菜单”,重新勾一下,重启一下文件资源管理器就好了。这个集成功能也能关,不喜欢右键菜单太长的,关了更清爽。
常见问题与最终建议
用久了你会发现,这软件的问题大多集中在兼容性上。比如,你用新版本加密的文档,拿到老版本的软件上打不开,会提示“文件格式版本不兼容”。这个无解,只能让同事也升级。还有,如果你用Windows自带的“加密文件系统(EFS)”给文件夹加密,在这个软件里面操作可能会冲突,表现为文档能打开但保存时卡死。解决办法是,要么别在同一目录下混用两种加密方式,要么先把EFS去掉再操作。我建议你只用它自己的加密就好,别叠buff,不然出问题排查起来头大。
最后说点掏心窝的话。永中文档下载这个软件,加密功能算不上最强大,但胜在简单直接,一分钟学会,不折腾。你不需要懂什么证书、哈希、密钥,它就帮你把事办了。但再好的锁也是防君子不防小人,你要是真遇到懂技术的,拿到文件慢慢搞,也有办法绕过(具体我不展开,免得教坏小朋友)。所以,加密这事,本质是让你的文档在普通传输、共享场景下不被随手打开,而不是用来保护什么惊天秘密。
就冲这一点,我觉得它的设计思路是对的。给它个小锁,给自己省点心,这就够了。你要是刚入门,按我上面说的流程走一遍,五分钟之内就能搞定第一个加密文档。之后就顺手了,看到什么重要文件,点两下,锁上,继续干活,一点不耽误。