给文档上把锁，永中文档加密设置其实就这几步
先把加密功能找准位置
我用永中文档下载这个工具差不多两年了，最开始压根没注意到它自带加密功能。那时候给客户发报价单，都是直接导出PDF就丢过去，结果有次被同行截了图，价格方案全泄露了。后来才仔细翻了翻界面，发现加密入口藏得不算深，但确实容易被忽略——就在文档导出那一步的选项里，不是单独一个按钮，得点「导出」或者「另存为」才会弹出来。
很多人上来就找「加密」两个字，找半天找不到，其实这工具的逻辑是先把文档打开，然后走导出流程，在导出设置里勾选加密。我头一回也是这样，以为要先在编辑界面设置密码，结果压根没那个选项。如果你也是第一次用，直接在顶部菜单找到那个磁盘图标旁边的小箭头，点开下拉菜单，里面有「带加密导出」的选项，别走正中间那个快速导出，那个默认不加密。
有次我急着发文件，没看清点了快速导出，发出去才想起来没设密码，赶紧撤回，但对方已经下载了。所以现在我的习惯是，只要涉及外部发送，一律走加密导出流程，哪怕慢个十几秒，也踏实。
密码设置的那些参数细节
加密对话框弹出来以后，我一开始以为就输个密码完事，结果发现它有好几个选项。密码长度最低要求六位，但我强烈建议别卡着最低线设，因为破解工具对六位纯数字基本秒破。我吃过亏，最早设了个8位生日数字，后来听朋友说这种规律密码最容易撞库，才改成字母加数字加符号的混合串。
这工具密码分两种，一种叫「打开密码」，就是别人拿到文件得输密码才能看内容；另一种叫「权限密码」，这个管的是别人能不能复制、打印、修改。我一开始只设了打开密码，结果文件发给合作方，对方倒是能看，但直接把我里面的数据复制走了，重新排版变成他自己的方案。后来学了乖，导出时把「禁止复制」和「禁止打印」也勾上，权限密码单独设一个。
有一点特别容易踩坑：权限密码和打开密码如果设成一样，那等于白设，因为别人输一次就能同时解掉两个锁。我现在的做法是打开密码用一组，权限密码用另一组，记在本子上分别存好。还有那个「有效期」选项，我一开始没用过，后来发现给临时合作方发资料时特别好使，设一个三天有效期，到期自动失效，省得我追着对方要回文件。
批量加密的快捷操作
单个文件加密不稀奇，但我手头经常有一堆合同要一起发出去，一个个点加密导出能点到手抽筋。永中文档下载这个工具我琢磨了一阵子，发现它支持多选文件后右键批量操作，在文件列表里按住Ctrl键点选，或者全选后右键，菜单里会有「批量加密导出」的选项。
这里有个细节，批量加密时它让你统一设一套密码，所有文件用同一个。我当时觉得这样方便，结果有次其中一个文件转发给了别人，其他人拿着这个密码就能开我所有文件。所以后来我学了个折中办法：先把文件按敏感程度分几个文件夹，比如普通的用一套密码，高敏感的单独设另一套，这样批量时按文件夹分开操作，既省事又能控制风险。
批量操作时它还跳出个选项问你要不要覆盖原文件。我建议别覆盖，选「另存为加密版本」，保留原始未加密文件在自己的备份盘里。因为万一你忘了密码，还有个后路，虽然这工具提供密码找回功能，但那个流程挺麻烦，得提交申请还得等审核，不如自己存个底。
忘记密码的应急出路
说到密码忘了，这事我真干过。有次设完密码隔了两周自己要用，死活想不起来设的是什么，当时满头大汗。后来发现这工具在加密时有一步会让你填「密码提示问题」，类似「你第一只宠物叫什么」，我那次偷懒没填，结果只能走邮件验证找回。
如果你当初填了提示问题，在打开加密文件时密码框旁边有个小问号图标，点它会显示你设置的问题，答对了才能重置。要是连问题都没设，那就只能联系客服了，得提供文件本身和你的账号注册信息，他们审核通过后会给个一次性解锁码。这个过程我等的比较久，大概一个工作日，所以现在加密任何文件前，我都会顺手把提示问题填上，哪怕答案是随便编的，也比没有强。
另外一个笨办法是先在自己另一台设备上试着打开加密文件，有时系统会记住密码状态，能直接开。但这招只在你自己常用设备上有效，换台新电脑照样锁死。所以别指望这个，密码还是得记牢，我现在的习惯是密码存进手机备忘录，但做成缩写加数字的组合，就算别人看到也看不懂。
加密文件和云同步的兼容问题
我用永中文档下载这工具时，习惯把文件放在云盘文件夹里同步。结果有次加密后的文档在另一台电脑上打开，提示文件损坏，我差点以为加密把文件搞坏了。后来排查了半天，发现是云同步的锅——加密文件在云盘上被同步成占位文件，本地下载时没下载完整版本，导致打开失败。
解决办法是在云盘客户端里对加密文件设置「始终保留在此设备」，别让系统自动清理本地缓存。如果你用的是某网盘，右键文件选「设置为离线可用」就行。这个坑我在macOS和Windows上都遇到过，跟系统没关系，就是同步策略的锅。
另外，如果你在手机上想打开加密文件，建议提前在电脑上把加密后的文件用「导出为兼容格式」处理一下。永中文档下载有个选项叫「优化移动端查看」，勾选后生成的加密文件在手机上打开会更顺畅，不然有时手机上输入密码后白屏，得重新加载。我试过好几次，这个优化选项确实有用，特别是文件里带大图片的时候。
字体嵌入和加密的组合效果
有个冷门知识可能很多人不知道：永中文档下载加密时还能顺便处理字体嵌入。默认情况下它不嵌入字体，但如果你把加密文档发给别人，对方电脑上没装你用的字体，打开会乱版。我之前给甲方发方案，加密也设了密码，结果对方打开后说某些标题变成了方块，一看就是字库缺失。
解决办法是在加密设置对话框里，把「嵌入字体」选项勾上。代价是文件体积会变大，有时候一个本来3MB的文档能变成10MB，但换来的是对方打开时版式完全一致。这个选项和加密可以同时生效，不冲突，我现在的做法是正式对外文件一律勾上，内部简单传阅就默认不勾。
另外，如果你发现加密后的文件用老版本阅读器打不开，别急着怪别人，很可能是你用了比较新的加密算法。永中文档下载在加密设置里有个「加密强度」选择，有标准和高强度两档。高强度加密的文件，只有新版阅读器才支持，对方如果还在用几年前的版本，就会提示无法打开。我一般默认选标准强度，除非文件特别机密，否则没必要把人挡在门外。
加密之外别忘了水印这一层
加密用久了你会发现，密码能挡住路人，但挡不住内部人员截图拍照。我后来在永中文档下载里发现它还能加动态水印，就是每个打开文件的人看到的屏幕上会显示他自己的账号名和IP地址。这招比加密狠多了，就算有人拍屏传出去，你也能顺着水印追到是谁干的。
水印设置和加密在同一个导出设置面板里，勾选「启用屏幕水印」后，可以自定义显示内容和透明度。我的建议是别把水印弄得太显眼，不然影响阅读体验，透明度设成百分之二十左右就够，既不碍眼又能起到威慑作用。有次我真靠这个抓到一个同事往外传方案，水印上清清楚楚显示他的工号，证据确凿。
不过要注意，水印只在屏幕上显示，打印出来是看不到的。如果你担心纸质外泄，还得在打印权限里直接禁止打印，或者把打印出来的文件再盖个红色「机密」章。我现在的组合拳是：打开密码加权限密码加屏幕水印加禁止打印，四层全上，虽然设置时麻烦一点，但心里踏实。
定期清理未加密的旧版本
加密这事做得再多，也得防着旧的未加密版本还躺在硬盘里。我就犯过这个错：新文件加密了，但之前改过的几版没加密，随手扔在桌面回收站里没清空。后来清理电脑时才发现，如果这期间电脑被人动过，那几版泄露出去照样致命。
现在我的习惯是，每次加密导出新版本后，马上把旧版本彻底粉碎删除，不是普通删进回收站，而是用文件粉碎功能或者手动Shift加Delete。永中文档下载自带的文件管理里有个「安全删除」选项，会覆盖写入无效数据再删除，我用它处理过好几个敏感文件，心里踏实。
另外，如果你的工作流里有很多临时生成的中间版本，建议给这些文件命名时加上「_临时」后缀，加密时就只挑不加后缀的正式版。这样批量操作时能一眼分辨，避免脑子一热把该加密的漏了。我前阵子就是命名混乱，发给客户的版本居然不是最全的，还好对方没发现，后来我专门花半天把所有文件重新整理了一遍，才算理顺。