永中文档进阶玩法:几个让效率再提一截的设置
基础用法熟了之后,再想往上提效率,就得在那些平时不太注意的设置里下点功夫。这篇是给已经能用永中文档干活、想再榨出点速度的人写的,几个我亲测有效的调整分享给你。
先从默认设置动手。每次新建文档都要改字体、改字号、改行距?太亏了。去选项里把你最常用的字体和字号设成默认,以后新建直接就是你要的样子,这个一次性调整能省下后面成百上千次的重复操作。我把默认调成自己写报告的标准格式后,新建即用,爽了很多。
自动保存间隔我前面反复强调,这里再补一句:除了调短间隔,还可以留意它备份文件存在哪,心里有个数。万一真出事,你知道去哪儿找,而不是干着急。这点属于防患于未然,平时用不上,用上的那次能救你一份稿子。
模板要学会自己养。软件自带的模板是通用款,但你的活儿往往有固定套路。我的做法是把每类常做的文档各做一个干净模板存起来:月报一个、通知一个、会议纪要一个。需要时直接调出来填内容,不用每次从白纸开始排版,长期下来省的时间相当可观。
快捷操作能记多少记多少。常用的保存、查找替换、撤销这些快捷键肯定要肌肉记忆,格式刷连续使用、表格里快速求和这类操作也尽量练熟。手不离键盘,处理速度跟全程点鼠标完全是两个量级。
还有个进阶点是统一处理跨设备的体验。如果你像我一样多台电脑办公,建议每台都装同版本的永中文档电脑版,并且把那些默认设置、常用模板在每台机器上都配成一样的。这样换台电脑干活不用重新适应,版式和习惯一致,无缝衔接。新机器从本页下载按钮装好后,花十分钟同步一遍设置就行。
导出环节也有讲究。经常要发PDF的话,把导出选项里跟字体嵌入、画质相关的设置按你的需求固定下来,以后导出一步到位,不用每次重选。我固定好之后,导PDF基本就是点一下的事,版式和清晰度都稳定。
这些设置单看每个都是小调整,但它们的共同点是:一次配置,长期受益。花在调设置上的那点时间,用不了几天就靠省下来的重复操作赚回来了。工具的上限往往不在功能多不多,而在你愿不愿意花心思把它调成最贴合自己的样子。把永中文档调顺了,它能帮你把效率再往上顶一截。