永中文档加密怎么设置，我不想让别人随便打开

下载安装不提坑，先把手里的安装包弄对路子

我头一回用永中文档，就是冲着加密功能去的。那会儿公司合同到处乱放，谁都能用U盘拷走，领导让我赶紧找个能设密码的办公软件。网上搜了一大堆，最后相中永中文档，图的就是它那个「文档加密」听起来靠谱。下载的时候没多想，直接点本页下载按钮，装完打开，界面跟WPS有几分像，但加密那块藏得深。第一回找加密选项，愣是翻了好几个菜单才摸到门。你要是第一次用，别慌，安装完软件后，点左上角的「文件」菜单，然后看「文档保护」下面的「加密文档」，别去点那个什么「另存为」的选项，加密不是存盘，是设锁。我踩过的坑是：第一次加密完，关掉再打开，发现没密码也能看——后来才明白，加密分两步，一是设密码让打开需要密码，二是设修改密码允许别人看但不让改。很多人只设了修改密码，结果打开时啥保护都没有，等于白忙活。

设密码那几步，简单但容易漏关键

具体怎么操作呢？打开你要加密的文档，点击顶部菜单栏的「文件」，然后找到「文档保护」，再点「加密文档」。这时候会弹出一个窗口，让你输入密码和确认密码。注意，密码别用太简单的，比如123456，我一个同事就这么设，结果被客户猜到，合同内容泄露了。最好组合大小写字母加数字，我一般用公司执照号后六位加个字母，好记又安全。输入完点确定，会提示你保存一下。这个保存别省掉，你不保存，密码不会生效。我还碰到过一种情况：设完密码后，点保存时跳了一个小窗说「保存失败」，我试了几次才发现，原来是文件存在加密分区里，系统不允许直接覆盖保存。解决办法是先把文件另存到桌面，再搬回去。如果你用的是公司网络盘，最好也事先试试加密后的文件在别人电脑上能不能正常打开，有些老旧电脑的系统盘格式跟加密不兼容，直接报错。我建议加密完，马上发个测试版给同事，让他们试开一下，这样万一出问题还能及时调。

那种只让看不让改的权限设置，怎么调

有时候你想让大伙儿能看文件内容，但不允许他们随便改你的排版和文字，这时候就要用「限制编辑」功能。在刚才那个「文档保护」菜单里，还有个叫「限制编辑」的选项，点进去后，你可以勾选「只允许在文档中进行此类型的编辑」，然后选择「不允许任何更改（只读）」。这功能特别实用，比如你做个项目方案，发给十个人审阅，本来只想让大家看看提意见，结果有人顺手把数字改了、把图删了，回头对账时发现矛盾。我有个血的教训：之前做年终汇报，没设这个，总监直接在我表格里改数据，最后现场汇报时看着改了一半的数字我脑子空白。所以后来我只要发正式版本，必定先「限制编辑」。另外你还可以设个例外——就是允许某人或某个组的人随便改。点击「例外」部分下面的「添加用户」，输入他们邮箱或用户名，就能让他们跳过限制。这招用在团队协作时最省心，我给自己设个编辑权限，其他人全是只读，省得天天给别人擦屁股。

密码忘了怎么办？我可没少折腾这个

加密文档最大的噩梦就是忘了密码。我刚用那会儿，一个月忘了三次。一次是因为换了新电脑，旧密码想不起来，连公司年度总结都打不开，急得我差点重写。后来我学聪明了，做法是三步：第一步，是设一个「密码提示」，永中文档的加密窗口里有个「提示」框，填一句只有你自己懂的话，比如你宠物的名字加生日，或者你最喜欢的电影的某个镜头。第二步，在公司内部建一个加密文档密码表，存在保险柜电子版里，或者干脆记在本子上，别存在电脑里，不然中了勒索病毒全完蛋。第三步，如果你真的怎么都记不起来了，别指望有什么万能钥匙，永中文档的加密是本地运算，不联网，官方也没法帮你恢复。有次我试着在网上找什么「加密文档破解工具」，结果下了个病毒，电脑蓝屏两天。唯一靠谱的补救方法是：如果你之前用同个账号在其他设备上打开过这个文档，某些版本会保留缓存副本，把那份抽出来可能没加密。我在一台旧笔记本上找到过这种副本，救回三个月的数据。所以建议你每次加密完，在另一台没设密码的电脑上也存一份未加密的草稿，留作备份。

多人协作时加密怎么搞，不然分分钟打架

团队一起写文档时，加密就变成了麻烦事。比如你给文档设了打开密码，结果同事每次都得问你要密码，一传十十传百，密码就变成公开的。更可怕的是，有人直接把密码贴在共享文件夹里，加密等于白设。我现在的做法分几种情况。一种是你们在用同个企业内部文档平台（比如泛微或钉钉文档），那就用平台自带的权限控制，不用多加一道密码。另一种是传统方式发文件，我会建一个主文件放在加密共享盘里，只设「修改密码」，这样大家都能看，但每次修改都需要密码——这个密码只给我自己和主管。然后每个人改完发回子文件，用文件名后面加版本号区分，我最后合并。还有一种更省事的：用永中文档的「批次加密功能」。你可以一次选择多个文件，批量设同一个密码，这样如果项目的所有文档都用同一个密码，发出去时只需要给一次密码。但别为了省事把所有密码设成一样，不同项目不同密码，否则一个泄露全完。我记得有一次帮朋友公司做方案，他们设了个通用密码「88888888」，结果搞卫生的阿姨都知道了，往外传了几十个文件。事后他们改了流程，每个客户一个密码，每周换一次，虽然麻烦但安全多了。

手机上也能加密码么？我想着就头疼

现在谁不用手机看文档，但永中文档的手机版加密逻辑跟电脑版不太一样。我一开始以为只要在电脑上加密了，手机上打开也要密码。实际上，手机端打开加密文档时，如果你是同一个账号登录APP，有时会绕过密码直接打开，因为账号本身有权限。这让我有点慌：我设密码本意是防外人，结果有人拿我手机版账号登录，就能直接看所有加密文档。解决方法就是在手机APP上设置应用锁或者指纹锁，跟系统自带的安全锁配合。如果你只是临时用手机发文件，最好先把文档传到云端（比如永中的云存储），在分享时选择「加密分享」，设一个单独密码给对方，这样文件下载到对方手机后打开也要密码。我常用的流程是：在电脑上写好加密，然后通过永中云把文件链接发给客户，分享时再设一个四位数的查看密码，两个密码不一样，这样即使本机加密被破解，客户端还有第二层锁。另外提醒一句，手机端复制粘贴加密片段时，有时候片段内容可能以纯文本形态暴露在剪贴板里，不安全。所以我从不把整篇敏感文档直接在手机上修改，只查看，要改还是回电脑。

加密后的文件发邮件、传U盘，别忘清理痕迹

加密完你以为就安全了？不是的。有次我用公司邮箱把加密的合同发给客户，顺手把文档的「属性」信息里的「作者」「备注」这些没清理，里面直接写着内部评审意见，包括报价底线。客户看到了，谈判时我们吃大亏。所以加密之前，要先检查文档属性：点「文件」—「信息」—「属性」—「高级属性」，把作者、公司、备注等信息清空。还有一个隐藏坑：你在文档里做的修订、批注、注释，加密后仍然存在于文档内部。如果你用「限制编辑」模式，别人虽然不能改正文，但能查看批注。我有一回在批注里写了「这个报价太虚高，实际成本只有40%」，结果客户开了批注面板一看，全露馅了。所以文件发给别人之前，用「检查文档」功能把批注、修订、属性都清理一遍。另外，如果你是发邮件，建议先把文件压缩成zip，再在压缩包里加一层密码（比如用WinRAR的设密码选项），然后通过微信或短信把压缩包密码单独发给对方。这样双层加密，就算邮件被拦截，对方也得同时有zip密码和文档密码才能打开。别嫌麻烦，真正机密的东西，多一道锁就多一重安全。