永中文档的PDF下载，我找到了这几个入口
永中文档的PDF下载，我找到了这几个入口
说实话，我第一次用永中文档的时候，最头疼的就是怎么把做好的东西弄成PDF。明明软件里有个“输出”按钮，可点进去发现选项一堆，什么格式都有，就是找不到直白的“下载PDF”几个字。后来才发现，其实这个PDF下载功能藏得不算深，只是大家习惯性以为它会叫“导出”，结果它叫“发送”或者“生成”。我花了两天才彻底摸清，今天把这几个入口都给你理清楚。
第一个最常用的入口在编辑界面的左上角。打开永中文档，不管是新建还是打开旧文件，菜单栏这里有个“文件”按钮，点它，下拉菜单里有个“另存为PDF”。这个选项其实挺直白的，只是它排在“导出”子菜单里，很多人只看见“导出图片”或者“导出Word”，就滑过去了。我头一次用的时候，就在这地方卡了十分钟，因为我想当然觉得PDF导出应该是个单独的选项，没想到它藏在二级菜单里。你点“另存为PDF”之后，系统会弹个小窗，让你选保存路径，还能调页面大小和边距。默认是A4纸，但如果你做的是长图或者横向表格，最好先改成“实际大小”，不然PDF会自己强行缩放，搞出来的文件看着很别扭。
第二个入口跟第一个很像，但更适合批量操作。如果你同时打开了好几个文档，想一次性把所有页面都转成PDF，别一个个点“另存为PDF”，那太慢了。在文件管理界面，也就是你登录永中文档后看到的那堆文件列表里，每个文档右侧有个小三角，点开来有“导出PDF”选项。我试过，一次最多能选五个文件，勾选后点击顶部的批量操作按钮，选“导出PDF”，它会自动生成压缩包下载。这个方法我推荐给做项目汇报的朋友，你手上有七八个章节要整合成报告，逐个保存太麻烦，批量导出再合并能省一半时间。
第三个入口是通过打印功能实现PDF下载。这个很多人不知道，但其实是绕过永中文档自身限制的绝招。如果遇到文档里插了太多特殊字体、或者格式特别复杂，永中文档自带的PDF导出可能会乱码，标题跑偏、表格线消失。这时候你按Ctrl+P，在打印设置里把目标打印机选为“Microsoft Print to PDF”，再点打印，它就会生成一个PDF文件。好处是排版绝对和屏幕上看到的一模一样，坏处是文件会比较大，而且不能调分辨率。我处理过一份要打印的合同，用这方法转出来的PDF，字体都嵌入进去了，别人打开不会缺字。但如果你是做电子书，追求小文件体积，那还是用“另存为PDF”更合适，因为它能压缩图像。
第四个入口在手机端，这也是我最近才发现的。永中文档的移动App里，打开文档后，右下角有个分享按钮，点它，里面有个“导出为PDF”图标，是个小小的文件加箭头。这个入口隐蔽得很，我第一次用手机看笔记，想发给客户，怎么也找不到导出选项。后来才知道，要先把文档从浏览模式切换到编辑模式，那个分享按钮才会出现。导出后它会直接跳转到系统分享界面，你可以发微信、存到iCloud或者Dropbox。我一般拿它应急，比如在咖啡店突然要改合同，改完直接导出PDF发邮件，不用再跑回电脑前。
说到这里，得提一下常见问题。很多人点完“另存为PDF”后，发现下载下来的文件是空的，或者只有第一页。这通常是网络不稳定或者文档太大导致的。我遇到过两次，一次是做了一份两百页的产品手册，导出到80%就卡住了；另一次是插了太多高清图片，导出后只有文字没图片。解决办法是先检查文档里的图片是不是被压缩过，永中文档默认不会自动压缩，如果你直接从网上下载大图插进去，导出时很容易超时。建议先选中图片，右键点“压缩”，调成72dpi，再导出。如果还是不行，就把文档拆几个部分，分别导出最后合并。
还有个小技巧值得记一下。永中文档里有个“设置PDF密码”的功能，藏在“另存为PDF”弹窗的高级选项里。给客户发商业计划书或者报价单时，勾上这个选项，输个密码，对方打开PDF就要输密码。但要注意，这个密码只针对打开的权限，不能禁止复制或打印，真要防复制得用专业PDF工具。我业余时间帮人整理过电子版小说，需要保护版权，后来发现永中文档的自带密码防护其实挺弱的，用在线解密网站就能破解，所以别指望它能当最终方案。
我个人的经验是，不同场合用不同入口。日常写个随笔、发个会议记录，直接点“另存为PDF”最省事，一两分钟就搞定。如果是给客户的正式方案，我习惯用打印功能导，因为排版稳定，不会出现页眉页脚错位。而批量整理发票或凭证，就用文件管理里的批量导出，配合“合并PDF”功能，效率翻倍。但得提醒一句，永中文档免费版的PDF导出次数有限制，我自己的账号大概一周能免费导出十次左右，超过了就要等第二天或者开会员。有一次我赶月底报表，一口气导了十五个文档，结果第八个之后全被提示“今日配额已用完”，急得我只好用打印功能救场。所以你要是频繁操作，建议提前查一下当月的免费额度，别在节骨眼上卡壳。
最后说点关于下载站本身的东西。永中文档的官网上就能直接下载客户端，但很多人习惯去第三方站点找。我试过好几个，有些下载下来的是老版本，导出PDF时选项比新版少，比如缺少“压缩图片”和“页面旋转”这两个按钮。还有一次从一个叫“软件宝库”的站下了个安装包，安装完发现桌面多了个流氓插件，搞得我清了一下午才弄干净。从那以后我只用官网或信任的应用商店下载。安装后第一次打开，会提示你登录，用手机号注册就行。千万别跳过登录直接试，功能是阉割的，连“另存为PDF”都找不到，我中过招。