用永中文档转换服务把Word转过来，我连续试了三种方式才成功

下载与安装那一步就卡了我半天

我头一回听说永中文档转换服务,是同事发了个合同过来,打开一看全是乱码,他说你装个永中就能直接转。我当时还挺信,跑去百度搜永中文档下载,一下子就冒出好几个结果。第一个进去没认出来是不是官网,广告倒是铺了满屏,差点点到假的下载按钮。后来才摸清楚,点本页下载按钮的时候要先看清是不是绿色的那个,有的站点把普通链接涂成绿色骗你点。下载下来的安装包大概几十兆,不是那种几百K的快捷方式,这点要留个心眼。安装过程倒是挺顺,没有捆绑那些乱七八糟的2345浏览器或者搜狗输入法,只有三个默认勾选,我全取消了,连那个赠送的云空间也没要。

装完打开,界面倒是干净,不像是那种到处都是升级提示的软件。但问题马上来了,它默认的首页不是转换,而是新建文档。我翻了一圈,愣是没找到导入选项挂在哪儿。后来才发现,你得点左上角的文件菜单,在新建下面才有打开,不是直接拖进去就能转。这个布局跟WPS和Office都不太一样,用惯其他套件的人上来容易懵。如果你也卡在这一步,别着急,关闭那个新建的空白文档,在菜单栏挨个点一遍,就能找到打开入口。第一次打开时它还弹了个提示,让我选文档格式,有个叫兼容模式的选项我开了,后来证明这步对转换质量挺关键。

第一次尝试直接用Word文件转换

我拿到的第一个文件是公司标准合同,后缀是docx,大概15页,有表格、有页眉页脚,算是个普通难度的测试。我直接在软件里点打开,选了那个Word文档,它立马就开始渲染。速度还行,十来秒就显示出来了,但预览一看,字体全变了。原来是永中把微软雅黑自动映射成了宋体,表格的边框线也歪了,页眉里的公司Logo直接不显示,只剩一个红叉。我当时心里就凉了半截,想着这玩意儿也不行啊。

后来又试了个带图标的PPT转Word,结果图片周围的文字环绕效果全乱套,本来图片边上配说明,转出来图片跑到了下一页,文字挤在一起。这还没完,转完的文件用Word再打开,段落间距全部变成1.5倍,重新调一遍又浪费了不少时间。我换了个思路,先把Word另存为97-2003格式的doc,再丢进永中里转。这次好了一些,表格没歪,但页眉处的Logo还是没了。我琢磨着问题可能出在兼容模式上,于是重新打开软件,在设置里找了个叫支持完整格式的选项,勾上再试,这次图片就能显示出来了,虽然字体仍然没还原成微软雅黑,但至少不全是宋体了。

如果你也要转带复杂排版的Word文件,有个小技巧:转之前先把原文件里所有字体全部改成一个通用字体,比如宋体或者等线,等转完再在结果文件里统一改回来。这样能避免映射乱掉。另外,表格多的文件最好先在Word里把单元格边距设为0,不然后续永中会按默认边距加空行,导致表格内容超出页面。

第二次试PDF转Word才算摸到门道

Word直接转不理想,我就想试试先用PDF够不够准。手头正好有一份扫描版的PDF合同,是客户寄来的,里面全是图片式文字。我先把PDF用永中打开,它弹出个对话框问要转成什么,我选了Word文档。处理了大概一分钟,进度条走完后给了我一个docx文件。打开一看,文字是对的一字不差,但排版跟原PDF完全两样:原来的三列排成了单列,每个单元格里的文字都堆在一起。

这个结果我倒不意外,因为扫描PDF转Word本来就吃力不讨好。于是我又试了文字型PDF,就是那种可以直接复制文字的。这次永中的表现好很多,段落基本都保留了原样,段落之间的间距也差不多,只有项目符号列表对得不太准,原来圆点变成了星号。我手动替换了一下,问题不大。但如果你有页脚页号,转完会变成普通文字,不能自动编号,这点要记着手动补。

我个人觉得,如果你非要转PDF,最好先用Adobe或其它工具把PDF另存为图片(比如. tiff格式),然后让永中通过OCR功能识别。但永中自带的OCR准确率一般,特别是中文标点经常出错,逗号变句号、双引号漏掉一个之类的。更实用的办法是,先用其它专业OCR软件把PDF解析好,存成纯文本或docx,再用永中做格式微调。我自己试过把PDF另存为纯文本,再导入永中,虽然格式全丢了,但至少文字不会出错,后期排版更省事。

用永中内置的格式调整工具补救

既然转出来的文件排版乱七八糟,总得想办法修。我发现永中自带的格式调整功能挺隐蔽的。在编辑菜单里有个格式管家,点进去能一键重置字体、段落间距和对齐方式。我试了试,它把所有文字都恢复成默认的宋体五号,表格边框线也统一成细实线,最明显的是表格里的文字不再是靠左上角,而是居中对齐。这个功能很适合快速清理乱排版,但也会把你自己好不容易调好的样式全部覆盖,所以建议先复制一版原文件备份。

有次我把一个超长的报告转完后,目录没有了,正文里的章节标题也都变成了普通加粗文字。我用格式管家里的标题样式刷了一遍,选中所有一级标题,点一下副标题样式,结果它全部变成了二级,页面目录也没办法自动生成。最后只能一个个手动改标题样式,再把目录域代码删除重新插入。如果你也遇到这种问题,有个省事的办法:把原文件里所有标题先标成Word格式里的标题1、标题2,再用永中打开,它就能识别这些样式自动生成目录,不用你再刷一次。

另外,永中页面视图里有个标尺,可以用来手动对齐表头。之前转换时表格多出一个空列,直接把鼠标点到列边界拖回去就行,比在菜单里设置宽度更直观。不过要注意,拖太窄了文字会重叠,慢点调,别着急。

图片和表格的常见踩坑经验

图片和表格永远是转换的大坑。我那个带客户签章的合同,扫描章本来是个圆形红章,转到永中里变成了黑色方框,还缺了一块。后来查了半天,发现是永中对透明背景的PNG图片支持有问题,默认把它渲染成白底黑图。解决办法是把图片在画图工具里另存为不透明背景的JPG,然后再插入到文件里重新转一次,这样颜色就正常了。

表格的问题更典型。我最常遇到的是合并单元格变成普通单元格,比如表头本来跨三列,转完之后三列各自独立,每个表头文字只出现在第一列。要解决这个问题,得逐列检查合并状态。如果你表格数据量大,可以试试在转换前把表格转成无格式文本,然后用永中的插入表格功能重新建表,再把数据按列贴回去。虽然麻烦点,但至少不会因为合并出错导致数据错位。

还有个细节,转完后的文件在永中里表格行高默认是固定值,而原文件可能是自动适应内容。这就导致文字多的行显示不全,需要你手动选中整个表格,右键打开表格属性,在行标签里把行高设为至少值为0,保存后刷新就能自动展开。把这个步骤记下来,每次转完先做这个操作,能省不少手工拉行的时间。

不同版本之间的兼容性陷阱

我电脑上装的Office2019,公司和家里各一台,都是正版。永中把Word转出来后,我在永中里打开显示正常,但用Word一开,页边的空白和页眉页脚就变了。最明显的是页脚页码,永中里显示在右下角,Word里跑到了左下角,还多了一条横线。后来发现是永中默认页脚用了不同对齐方式,而Word的页脚样式存在细微差别。

如果你也是双系统用户,或者需要把文件发给同事,我建议你在永中里转完后,另存为Word格式,然后在永中里先检查一次,再用Word打开另存一遍。两次另存能覆盖大部分兼容性问题。另外,永中保存文件时有个选项叫保存时保留源格式,默认是勾选的,你确认一下别误取消。不过就算勾选了,多级列表和自定义样式还是容易丢,我遇到好几次编号变成了手工输入的1.、2. ,而不是域代码。解决办法是转完后在Word里用编号列表功能重新应用一次样式,别偷懒手动改。

还有,如果你用的是WPS而不是Word,永中转出来的文件在WPS里经常出现问题。我同事用WPS打开我转的文件,表格内文字全挤到一起,我在永中里调好行高和列宽,他一打开又乱了。这类问题无解,只能让他也装永中,或者我先转成PDF再发给他看。

总结一下最省力的工作流

折腾了三四种方式,我最后总结出一个最稳的流程。第一步,如果源文件是扫描PDF,先用OCR软件(我用的是极速PDF,免费版就能用)把文字提取出来,存成纯文本或者带简单格式的RTF文件,不要强求直接转Word。第二步,用永中打开这个RTF文件,里面是纯内容,没有表格和图片,所以你直接重建表格和插入图片会更准。第三步,把原来PDF里的表格和图片按位置手动放进去,这一步虽然耗时,但最多一个小时,比来回调整格式省心多了。

如果是纯文字Word文件转Word,我建议你先在Word里把所有样式清空,变成纯文字格式,再用永中打开,然后重新应用样式。这样绕过了永中自带的样式映射,出来的文档干净很多。还有个小技巧:用永中打开文档后,别直接在编辑状态修改,先把它另存为. uxf格式(永中自己的格式),再另存为Word。我试过几次,用ufx过一遍后,表格和图片的位置保留得更好,不知道是不是永中对自己格式的兼容性更好。

最后,记得每转完一个文件,都检查三样东西:页码是否正确,页眉页脚内容是否残缺,表格内文字是否显示完整。这三样没问题,基本就能放心发出去。其他小毛病,比如字体稍有差异,只要不改原文意思,大多数同事和客户也不会在意。