刚上手永中office，这几个常用功能建议优先搞懂
下载与安装步骤
安装包这事,其实比想象中简单。你去永中官网或者一些软件下载站,找到永中office的入口,点本页下载按钮就能拿到安装包。我当初是图省事,直接在某个下载站搜的,结果捆绑了一堆乱七八糟的东西,后来学乖了,认准官方渠道或者像永中文档下载这种专门整理过的页面,干净很多。安装过程没什么坑,一路下一步就行,就是注意别装到C盘系统盘,不然以后缓存文件多了,电脑会卡。我习惯自定义安装路径,直接放D盘一个单独文件夹里,方便找。
装完第一次打开,它会让你选模板或者空白文档,别急着跳过,建议花两分钟看看模板库。永中自带的那几个党政风、商务风的模板,比你自己排版强太多,而且导出PDF不会乱码,这点word有时候都做不到。我试过拿它打开一个以前用WPS做的带复杂表格的文件,格式基本没丢,这算是个惊喜。如果你装完发现双击文件打不开,多半是关联没设置好,去设置里把默认打开方式改成永中就行,别卸载重装,白费功夫。
界面布局与功能入口
刚打开永中office,你可能会觉得界面眼熟又陌生。上面是选项卡,跟office差不多,文件、开始、插入这些都在,但细看有些功能藏得深。比如页边距设置,不在「布局」里,而在「页面设置」小组的右下角小箭头那,点开才是完整对话框。我第一次找这个找了五分钟,还以为软件有问题。另外,它默认显示的是「简洁模式」,功能图标少,新手建议切换成「经典模式」,在右上角那个像小齿轮的按钮里调,这样所有按钮都摆出来,找东西一目了然。
还有个容易忽略的是状态栏。永中在底部状态栏直接放了缩放滑块和页面比例显示,写长文档的时候,我习惯直接在那调到150%看细节,而不是用Ctrl+滚轮,后者太飘,不好控制。如果你经常需要看两页对比,视图选项卡里有个「双页显示」,比手动拖滚动条省力多了。我写方案都是开这个模式,左边看正文,右边调格式,效率高不少。
文档排版与样式设置
排版这块,永中的逻辑是「先应用样式,再调细节」。比如你想写标题,别直接加粗改字号,选中文字,在「开始」选项卡的「样式」区点「标题1」,然后右键那个样式选「修改」,把字体、大小、行距一次调好,以后每用一次这个样式,就自动套用,不用重复设置。这招对付长文档特别管用,我写投标文件,几十页内容,靠样式统一,半小时就搞定格式。你要是每个标题手动调,改一处就得翻遍全文,累死。
段落缩进和行距,永中的默认设置是1.08倍行距,段后8磅,这跟word不太一样。写公文或者论文,需要严格两倍行距,你就在「段落」对话框里改,快捷键是右键点任意段落,选「段落」,弹出窗口里把行距设为固定值22磅或者倍数2,然后点「默认」按钮,这样以后新建文档都是这个设置。另外,永中支持「格式刷」双击锁定,这个office也有,但很多人不知道,双击格式刷可以连续刷多次,再按Esc取消,对统一多段文字的字体特别方便。
表格制作与数据处理
永中的表格功能,说句实话,比word顺手,但比excel还是差点意思。做简单的统计表够用,比如月度报销单、人员名单,直接在文档里插入表格,然后选「快速表格」,有几个现成样式,套上改改就行。关键是单元格对齐,默认是左上角,你得全选表格,右键「单元格对齐方式」,选居中,不然数字靠上靠下看着乱糟糟的。我见过好多人用word做表,数字东倒西歪,就是因为没调这个。
如果表里有计算,比如合计金额,你可以直接在表格里写公式,选中要放结果的单元格,在「布局」选项卡点「公式」,默认是SUM(ABOVE),算上方所有数字的和,一般够用。但注意,如果中间有空行,公式会断开,所以做表格时别留空行,没数据的格子填0或者「-」,别打回车换行。排序功能也有,选中列,在「数据」区点排序,但中文排序是按拼音还是笔画,默认是按拼音,有时候不准,你要按人名笔画排,得在排序对话框里选「选项」,换成笔画,这个坑我踩过,排出来的名单顺序跟预想完全不一样。
思维导图与流程图插入
永中内置了一个叫「思维导图」的功能,藏得挺深,在「插入」选项卡的最右边。点开它会打开一个独立编辑窗口,左边是节点面板,右边是画布。写规划或者拆解需求的时候,我用它替代幕布或者XMind,搞个简单的脑图,然后一键插入文档,特别适合给领导汇报思路。操作方法很简单,Tab键加下级,Enter键加同级,光靠键盘就能把结构搭出来。搭完点右上角的「插入」,图就出现在文档里了。
流程图也一样,在「插入」里找「流程图」,它是基于画布式的,拖拽图形,连线上有自动箭头,智能提醒。比用文本框加箭头一点点拼强太多。我带新人的时候,让他们用这个画业务流程图,十分钟出图,改起来也方便,双击任意节点就能编辑。唯一要注意的是,这些对象插入后,是作为一个整体嵌在文本流里的,如果你想让它独立一页,得在它前后都插入分页符,不然会在两页中间断开,看起来特别怪。
打印输出与PDF转换
打印这块,永中的「打印预览」做得还行,但有个地方容易忽略:打印范围。如果你只想打某几页,别在预览里直接拉页码,那样容易打错。先在文档里选中要打印的内容,然后Ctrl+P打开打印对话框,选「打印所选内容」,这样精确不出错。另外,默认「按纸张大小缩放」是选「无缩放」,如果你用A5纸打A4文档,选「适合A5纸张」,所有字都会等比缩小,不然边缘会被切掉。
转PDF是我用得最多的功能。点「文件」-「另存为」,文件类型选PDF,直接在永中里转,不用装虚拟打印机。转出来的PDF,字体是嵌入的,拿到别的电脑上看不会变乱码。但有次我转一个带复杂表格和图片的文档,出来PDF里图片变模糊了,后来发现是导出设置里的「图片分辨率」默认是72dpi,你得在「选项」里改成300dpi,质量立刻不一样。这些设置都在另存为的对话框右下角那个「选项」按钮里,别忽略。
云同步与跨设备编辑
永中自带了云文档功能,客户端登录后,打开过的文件会自动同步到云端。但这个功能要小心用,它默认是「自动保存」开着的,你在电脑上改完,平板上的版本可能还是旧的,因为同步有延迟。我吃过这个亏,在平板演示方案,结果打开的是三天前的版本,当场尴尬。解决办法是,重要文件改完,右键那个文件,选择「立即同步」,手动触发一次,这样手机上马上能看到最新版。
跨设备编辑时,永中手机版的编辑功能比桌面版少不少,只支持基础排版和简单表格,复杂的样式改了容易乱。我的经验是,手机版应急看内容、批注就行,真要改,还是回电脑上弄。云存储空间送了不小的容量,传点文档够用,但别把照片视频往里扔,那是浪费,也影响同步速度。另外,如果你用公司的电脑,涉密文件最好别开云同步,关掉这个功能,在设置里把「自动同步到云端」取消勾选,本地保存就好,不然文件存在别人服务器上,心里总不踏实。