把word丢进永中文档转换服务，转完格式乱了怎么调
把word丢进永中文档转换服务，转完格式乱了怎么调
上个礼拜帮同事弄一份投标文件，word里排版排得整整齐齐，标题黑体三号，正文宋体小四，行距固定值22磅。结果用永中文档转换服务转成PDF发给甲方，打开一看，标题变成了工具栏默认的蓝色艺术字样式，正文行距被压得密密麻麻，表格边框时有时无。这种问题我碰过不下十次，每次都得花小半天重新调。后来摸索出一套补救流程，基本能救回八成以上的格式问题，今天摊开说说。
转格式这事儿，很多人以为是点一下按钮就完事，实际上永中这个转换服务的底层逻辑是把word的DOM结构重新解析一遍，再映射到PDF或其它格式的渲染引擎里。它的解析规则是固定的，但word文档千奇百怪，尤其是大家用样式刷、直接改字体、手动调缩进搞出来的文档，跟软件预设的映射规则对不上，自然就乱了。所以第一步得先搞清楚，你乱的是哪些部件，是字体丢了、段落间距变了、表格错位了，还是图片跑飞了。对症下药，别一上来就瞎折腾。
先把源文件里面的样式规范一遍
我这人有个习惯，任何要转换的word文档，动手之前先全选一遍，把字体统一成宋体或微软雅黑，字号统一成正文小四或五号，然后逐段检查标题是否用的“标题1”“标题2”这种内置样式，而不是手动加粗加大。为什么？因为永中的转换服务对word内置样式有专门的映射表，你用了样式，它大概率能识别出来并保留层级关系；你要是纯手工排版，它就只能猜，一猜就错。有次我一份方案书，目录、标题、正文全是手动调的，转完PDF标题全变一个样，页码还全没了。后来学乖了，每次写长文档前先花十分钟把标题、正文、图注这些用样式定义好，转换时出错的概率至少降一半。
但这里有个反直觉的事，样式定义得越细，转换时反而越容易踩坑。比如你自定义了一个“正文首行缩进2字符”的样式，永中转换服务可能不认识这个“2字符”的单位，它按像素或磅来算，结果缩进变成了5.8磅或者0.5厘米，看着就别扭。遇到这种情况，你就得手动改原始word里的样式定义，把缩进改成“0.63厘米”这种绝对单位，或者干脆转完再调。我建议你用最基础的样式，别加太多自定义修饰，转换成功率最高。
还有个细节别忘，检查一下word里有没有“兼容模式”提示，有些老文档是从2003版一路改上来的，里面的元数据格式旧，永中转换服务解析起来特别费劲，格式乱得离谱。办法是把文档另存为最新格式（docx），再重新打开一遍，用“检查文档”功能清理一下，然后再转，会好很多。
转完后文字乱码和字体缺失的处理
字体缺失是转换里最鬼火怒的一个问题，特别是你看文字内容没变，但标题变成了一种奇怪的衬线体，正文变成了粗黑，像是被换了一整套字体。根源在于永中转换服务用的字体库跟你本地的字体库不完全一样，你机器上装了微软雅黑、苹方，它那套环境可能只有基础的宋体、黑体、楷体，转出来的PDF里就自动替换了。你问客服，客服只会说“建议使用标准字体”。但这个解决办法其实不难，就是转之前把word里所有特殊字体全替换成宋体和黑体，用“编辑-替换-字体”批量操作，几分钟就能搞定。
有时候更麻烦，转出来是乱码，尤其是带公式、带特殊符号的文档。数学公式在word里是OMML格式，永中转换服务对OMML的支持时好时坏，下标、分式时不时就丢了或变形。我吃过一次大亏，一篇数学教学论文，公式密密麻麻，转完一堆乱码数字和符号堆在一起。后来学到的经验是，公式多的文档先别急着转，在word里把公式全部用“插入-对象-公式”重新插入一遍，转换成高版本格式，保证不是图片嵌入，再转就稳多了。
乱码还有一种情况，是文档里混入了从网页复制过来的文字，带一堆隐藏的HTML格式代码。这种文字在word里看着正常，但永中解析时会把那些控制字符当成文本内容，转出来就多出许多问号或方块符号。解决办法也简单，先全选，复制，粘贴到记事本里，再复制回来，格式全清掉，重新排版。这个方法好用是好用，但排版工作量就大了，所以平时从网上粘资料时，我都是“粘贴为纯文本”或“仅保留文本”，省得后面麻烦。
页面边距和分页乱跳怎么修
页面边距和分页错乱，属于转换后看得见但不好调的问题。相信你也有过这种体验，docx里一页刚好一张表格加几行说明，转成PDF后表格跑到第二页去了，第一页下面空了一大片白色。这是因为永中转换服务在解析分页符时，是按渲染引擎的版面计算规则来的，跟word里的排版引擎计算规则有细微差别，一个字宽一点、行距高一点，结果就翻页了。我的做法是转换前在word里手动调整一下，把表格或图片放得靠上一点，或者减少几行空白行，给版面留出余量，转完基本不会跑到下一页去。
另一种常见情况是整个文档左边距或右边距明显变了，之前是2.5厘米，转出来变成了2.2厘米或2.8厘米。这种多半是word文档里有些节设置了独立的页边距，或者有“对称页边距”设置，永中转换服务读取这些节属性时忽略了一部分，只按默认值渲染。你可以试着把整个文档的“节”统一成一种（断开所有节的链接），或者干脆把页边距设置为普通常用的2.5厘米，然后重新调整节的内容。要是不行，只能在转换后的PDF编辑工具里手动调边距了，但那样就失去转换的意义了，所以我一般先统一节的设置再转。
关于分页，还有一个隐蔽的坑，就是word里的“分页符”和“分节符”两种东西，很多人混用。分节符不仅影响分页还影响页眉页脚和页边距，如果隔几页换个页眉，转完就乱了。我建议长文档里尽量少用分节符，非要分页就插入分页符，页眉页脚要变的话，也尽量减少变更次数，转换服务对复杂分节符的解析一直不太给力。
表格错位和图片跑飞的终极修复方案
表格和图片是重灾区，尤其表格超过20行或者里面有合并单元格，转换后经常出现边框线丢失、列宽撑爆页面、文字挤成一小团。我试过调表格属性里的“固定列宽”、“自动调整内容”，都没太大用。后来悟到，永中转换服务对表格的解析是按每个单元格的宽度比例来渲染的，不管你word里设置的列宽是多少，它按自己的规则算比例。所以转之前得在word里把表格的列宽全部设置成固定的厘米值，不要用“自动”或“百分比”模式。选中整个表格，右键“表格属性-列”，指定宽度一个个填好，别嫌麻烦，一劳永逸。
图片跑飞的情况，多半是因为图片使用了“浮动于文字上方”或“四周环绕”的环绕方式。永中转换服务对浮动对象的识别有点稚嫩，经常把图片挪到页面顶部或底部，位置完全错乱。解决办法就是转之前把文档里所有嵌入型以外的图片，全选中，统一改成“嵌入式”（注意是“嵌入型”），然后重新排一下段落位置。图标、截图这种小图还好说，大图一多，手动改就很烦。我一般用word的宏批量处理，录制一个设置图片环绕方式的宏，一键跑完整个文档，这个技巧能省大量时间。
图片分辨率也要注意，永中转换服务默认会压缩图片，有时转出来一张大图变模糊了。如果你对清晰度有要求，在word里可以用“压缩图片”功能确认一下当前图片质量，选“高保真”，但有时候转换服务还是会干这事。目前没有百分百的解决办法，只能转完之后用Adobe Acrobat之类的工具局部替换图片，如果替换多了，干脆就分开操作，图片多的部分单独转，再合并PDF。
目录和页眉页脚的修复细节
目录是个恼人的东西，尤其长文档的目录，转完以后页码全对不上，或者干脆目录变成了一堆普通文本，链接丢了。永中转换服务对word的“自动目录”支持度一般，段落文字能识别，但超链接和页码字段的解析有缺陷。我的经验是，转PDF前先在word里把目录更新成静态文本，就是选中目录区域，按Ctrl+Shift+F9取消域链接，然后再转。这样转出来目录内容至少是对的，页码也对得上，只是以后的修改就不能自动更新了，但转换嘛，这步牺牲能接受。
页眉页脚更麻烦，有时候正文页和首页页眉不同（首页不显示页眉），转出来首页也有、页码也不对。这个得在word里把“不同首页”“奇偶页不同”这些设置取消掉，统一成一种页眉页脚，再转。如果页眉里有图片logo或公司名，确认一下图片有没有嵌入，有时logo变难看，也是因为图片被替换或压缩。有个小技巧，页眉里的文字设置成宋体五号，永中转换服务读取时最不容易出错，你用其它字体，它可能就给换了。
最后，页码格式也很容易乱，word里目录页用了罗马数字，正文页用了阿拉伯数字，转完全变成一种数字或完全丢失。解决办法还是取消分节，统一页码格式，转完成功后再用PDF编辑器加页码，虽然多一步，但至少不会乱套。
转成PDF后还能用哪些工具微调
哪怕前面所有步骤都做了，转完还是可能有些小瑕疵，这时候别急着重新转，可以用PDF编辑器做局部微调。永中转换服务本家有个PDF编辑器，能改文字、调图片位置，但收费，功能也不算全。我用得比较多的是Acrobat Pro，它能改字体（如果你装了对应字体）、移动文本框、调整图片尺寸，虽然改起来不如word顺滑，但对付小问题绰绰有余。还有一种做法，把生成的PDF发给自己，用手机版的PDF编辑应用（比如极简PDF或福昕阅读器）做批注式的修改，但要注意，这只是视觉上的编辑，改不了PDF内部的排版逻辑。
有些格式乱的根源在word本身就有点问题，比如里面嵌了太多无用的样式块，或者有空白页的内容只有回车符。转完的PDF里经常多几张白纸，或者缺页。用Acrobat的“组织页面”功能删掉空白页，或者用“裁剪页面”功能略微调整一下页面边界，就能把版面弄整齐。这些都是表面功夫，真要格式一丝不乱，还是要回到源头把word整理好，这点我一直唠叨，是真的越用越觉得重要。
微调时得多留个心眼，有些PDF编辑器保存时会压缩内容，导致文字边缘发虚。保存的时候选“优化扫描页面”或“保留原始文本”等选项，具体看你用的工具，目的就是保证文字是纯文本图层而非图片。这样后续搜索、复制内容都方便，而不是一张张图。
转完格式还是乱，那就得换思路
有些情况，真是命里该乱，怎么调都调不好。比如那种从网上抓下来的、内容嵌套好几层的doc文件，或者几十人协同编辑过的、修改记录一大摞的文档，用永中转换服务转一百次也会乱一百次。这时候就别死磕了，换条路走：先用wps或者libreoffice打开这个文档，另存为一个干净的docx，清理掉冗余格式和修改记录，再交给永中转换服务，成功率能提不少。
还有一种思路，是把word先转成html或rtf中间格式，用浏览器或word打开，再转成pdf。永中转换服务对html的解析有时候比直接对docx的解析要稳，尤其是有大量表格和分栏的文档。我自己试过几次，确实有效，但前提是源文档格式没有特别复杂的嵌套，否则转来转去更乱。
再一个，就是要多用几次转换测试，别拿一个文档转一次就定生死。我一般会转个20页左右的样板页，看看哪些方面出错，然后针对性地改word原始文件，改完再重新转完整档。这个过程虽然耗时，但比转完全文后一张张改PDF要快得多。这世上没有一把梭就能解决所有格式问题的转换工具，永中做得算不错了，但软件的解析规则和咱们日常文档的复杂性，总有打不完的架。多试几次，摸清它的脾气，你就成了那个“转格式从来没翻过车”的办公室大神。