永中文档这些功能你可能一直没用过:几个实用小技巧

那些藏在菜单里没人点的功能

用永中文档的人多,但真正把它功能挖透的不多。大部分人装好之后就是打字、存盘、打印,三件套用一辈子。其实这软件里有不少挺好使的小功能,只是平时不点进去,你根本不知道它在那。我自己也是用了大半年,东点点西点点,才慢慢摸出来一些能省事的门道,这篇就挑几个我用着真香的分享一下。

先说个前提,下面这些功能在永中文档免费版里基本都能找到,不是非得升级才有的。所以你要是手头还没装,直接点本页下载按钮拿到永中文档官方下载的安装包,跟着试就行,边看边操作记得最牢。

自定义快捷键,手不离键盘

我打字习惯不爱用鼠标,能用键盘解决的绝不抬手去点菜单。永中文档是支持自己设置快捷键的,这个功能藏在选项设置里,很多人压根没翻到过。我把几个高频操作都绑了顺手的组合,比如插入特定格式、清除格式、快速另存,设好之后写东西的节奏明显快了一截。

清除格式这个我尤其常用。从网页或者别的文档复制文字过来,经常带着一堆奇怪的字体颜色和背景色,以前我得手动一项项改回去。绑了快捷键之后,选中文字一按,瞬间变回干净的正文格式,贴一段清一段,效率高很多。建议你也花十分钟把自己最常用的三五个操作绑上,这点时间后面能给你省回来无数次。

模板用好了能少干一半活

重复性的文档,千万别每次从空白开始敲。我做报销单、会议纪要、周报这些,格式基本固定,就把它们各做成一个模板存起来,下次要用直接调出来填内容就行,页眉页脚、表格框架、字体字号全都是现成的。永中文档里新建的时候能选模板,自己存的模板也会在里面,找起来不费劲。

还有个小技巧,如果你单位有统一的文档格式要求,比如固定的字体、行距、标题样式,你可以把这些做成一套样式存进模板,全组共用一份。这样发出去的文档风格统一,也省得每个人自己瞎调。我们组就是这么干的,新人来了直接拿模板填,不用再口头交代一堆排版规矩。

PDF和文档来回转的几个用法

永中文档PDF转换我在另一篇里夸过,这里说点进阶的用法。除了整篇导出成PDF,你其实可以只导出文档里的某几页,或者把多个文档分别转成PDF。我有时候一份大文档里只有中间几页要发给别人,就只导那几页,省得对方收到一大坨。

反向转换也有讲究。PDF转回可编辑文档的时候,如果原文件是纯文字加规整表格,转出来质量很高,基本不用怎么收拾。但要是PDF里图文混排、还有花哨的版式,转出来可能会有点错位,这时候我的做法是只把要改的那部分文字转出来用,其余保持原样,别指望一键还原一个排版极其复杂的文件,那不现实。把工具的脾气摸清,该手动的地方手动一下,反而最省心。

批量和查找替换这些细活

处理一堆文件的时候,查找替换是真省命的功能。永中文档的查找替换支持一些进阶选项,比如区分大小写、全字匹配,我改一份长文档里反复出现的某个错别字或者旧称呼,一次全替换掉,不用一页页找。改产品名称、改公司抬头这种事,这招最快。

还有个容易忽略的是文档里的格式刷。看着不起眼,但你要把一段文字的格式原样套到另一段上,选好源格式双击格式刷,然后连着刷好几处,比一项项调样式快太多了。双击是连续刷的关键,单击只能刷一次,这个小区别知道的人不多。

视图和窗口的小窍门

写长东西的时候我必开导航窗格,左边一列标题,点哪跳哪,几十页的文档来回翻一点不累。校对的时候我会切到阅读视图,屏幕干净,专心看内容不分神。这些视图切换的按钮一般在界面右下角或者视图菜单里,平时不留意还真容易错过。

最后一个小习惯,同时改两份文档对照着看的时候,可以把窗口并排放。永中文档电脑版支持多窗口,我经常左边开旧版右边开新版,边对边改。把这些零碎的小功能攒起来用,日常办公真能轻松不少。功能都在那摆着,就看你愿不愿意花点时间去试,试出来都是自己的。